지난 글에서는 구글 폼을 이용해 설문 응답이나 신청 데이터를 구글 시트로 자동 취합하는 방법을 알아보았습니다. 이렇게 데이터가 자동으로 쌓이는 시스템을 구축했다면, 그다음 단계는 쌓인 데이터 중 ‘내가 확인해야 할 중요한 정보’만 한눈에 파악할 수 있도록 시각화하는 것입니다.
수십, 수백 줄의 데이터 속에서 특정 조건에 맞는 셀을 일일이 찾아 배경색을 칠하는 것은 엄청난 시간 낭비입니다. 구글 스프레드시트의 ‘조건부 서식’을 활용하면 특정 텍스트, 날짜, 수치에 따라 자동으로 색상이 변하는 스마트한 문서를 만들 수 있습니다. 제가 실무에서 가장 많이 사용하는 3가지 필수 조건부 서식 활용법을 정리해 보았습니다.
조건부 서식이란 무엇이며 왜 필요한가
조건부 서식(Conditional Formatting)은 사용자가 미리 설정해 둔 ‘조건(규칙)’을 만족하는 데이터에만 자동으로 글자색, 굵기, 배경색 등의 서식을 적용하는 기능입니다.
예를 들어 창고 재고 관리 대장에서 재고가 10개 미만으로 떨어지면 셀이 빨간색으로 변하게 하거나, 영업 실적 표에서 목표를 달성한 직원의 이름만 파란색으로 칠해지도록 설정할 수 있습니다. 데이터가 변경되면 서식도 실시간으로 연동되어 변하기 때문에, 매일 업데이트 되는 로우(Raw) 데이터를 관리할 때 반드시 알아야 하는 핵심 기능입니다.
(이전 글 참고: 직장인 엑셀 대신 구글 스프레드시트를 써야 하는 5가지 이유)
실무 활용 1단계: 특정 텍스트 데이터 자동 강조하기
가장 기초적이면서도 자주 쓰이는 방법입니다. 지난 글에서 만든 ‘교육 참가 신청서’ 응답 시트를 예로 들어보겠습니다. D열에 ‘참가’ 또는 ‘불참’이라는 데이터가 쌓이고 있을 때, ‘참가’라고 응답한 사람만 빠르게 구분하고 싶다면 다음과 같이 설정합니다.
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서식을 적용할 D열의 데이터 범위를 마우스로 드래그하여 선택합니다. (또는 D열 머리글을 클릭하여 열 전체를 선택합니다.)
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상단 메뉴에서 [서식]을 클릭하고 [조건부 서식]을 선택합니다.
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화면 오른쪽에 ‘조건부 형식 규칙’ 패널이 열립니다.
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‘형식 규칙’ 아래에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭하고, [텍스트에 다음이 포함됨]을 선택합니다.
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바로 아래 입력창에 강조하고 싶은 단어인 ‘참가’를 입력합니다.
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아래 ‘서식 지정 스타일’에서 원하는 배경색(예: 연한 초록색)을 선택하고 [완료]를 누릅니다.
이제 D열에 ‘참가’라는 단어가 입력될 때마다 해당 셀이 자동으로 초록색으로 칠해집니다.
실무 활용 2단계: 마감일 임박 데이터 자동으로 초록색 표시하기
업무 기한이나 계약 만료일을 관리하는 시트에서 날짜를 기준으로 알림을 주는 서식입니다. 오늘 날짜를 기준으로 마감일이 지났거나 임박한 데이터를 시각화할 수 있습니다.
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날짜 데이터가 있는 열(예: C열 마감일)을 선택하고 조건부 서식 패널을 엽니다.
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‘형식 규칙’ 드롭다운에서 [날짜 이전]을 선택합니다.
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그 아래 옵션에서 [오늘]을 선택합니다.
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서식 지정 스타일에서 배경색을 눈에 띄는 초록색으로 지정하고 [완료]를 누릅니다.
이렇게 설정해 두면, 시트를 여는 시점의 ‘오늘’ 날짜를 구글 시트가 스스로 계산하여 마감일이 어제 이전으로 넘어간 모든 데이터에 붉은색 경고 표시를 해줍니다. 날짜가 지날 때마다 사람이 직접 색을 칠할 필요가 전혀 없습니다.
실무 활용 3단계: 맞춤 수식으로 행 전체 강조하기
조건부 서식의 꽃이라고 불리는 고급 기술입니다. 보통은 조건이 맞는 ‘해당 셀’의 색상만 바뀌지만, 실무에서는 특정 조건이 맞을 때 그 사람의 이름, 부서, 연락처가 포함된 ‘행 전체(가로줄)’의 색상을 바꾸고 싶을 때가 훨씬 많습니다. 이때는 ‘맞춤 수식’을 사용해야 합니다.
예를 들어 ‘참가’라고 응답한 사람의 A열(이름)부터 D열(참가여부)까지 가로줄 전체를 색칠하려면 아래와 같이 진행합니다.
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색상을 칠할 전체 데이터 범위(예: A2:D100)를 마우스로 드래그합니다.
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조건부 서식 패널의 ‘형식 규칙’ 맨 아래에 있는 [맞춤 수식]을 선택합니다.
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수식 입력창에
=$D2="참가"라고 입력합니다. -
원하는 배경색을 선택하고 [완료]를 누릅니다.
여기서 핵심은 열 알파벳(D) 앞에 달러 기호($)를 붙여 열을 고정하는 것입니다. 이렇게 하면 구글 시트가 A열부터 D열까지 색상을 칠할 때, 오직 D열의 값을 기준으로 전체 행의 색상을 한 번에 칠해줍니다. 이 원리만 이해하면 재고 관리, 회원 등급 분류 등 어떤 복잡한 표에서도 원하는 행 데이터를 한눈에 띄게 만들 수 있습니다.
데이터를 내 마음대로 활용하는 다음 단계로
조건부 서식을 통해 쌓여있는 데이터를 시각적으로 분류하는 데 성공하셨다면, 이제 눈으로 보는 것을 넘어 원하는 데이터만 따로 뽑아내어 새로운 보고서를 만들 차례입니다.
수많은 데이터 중에서 특정 부서의 데이터만, 특정 날짜의 데이터만 마법처럼 추출해 내는 구글 시트 최강의 함수가 있습니다. 다음 글에서는 복잡한 VLOOKUP이나 필터를 단 한 줄로 대체할 수 있는 구글 시트 ‘QUERY(쿼리)’ 함수의 기초 활용법에 대해 다루어 보겠습니다.
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