사내 점심 메뉴 투표, 고객 만족도 조사, 행사 신청자 취합, 팀원 일정 수렴 등 직장생활을 하다 보면 다수의 사람에게 정보를 수집해야 하는 상황이 수도 없이 찾아옵니다. 아직도 메일로 답변을 받아서 엑셀에 수기로 하나하나 옮겨 적고 계신가요?
이 과정은 구글 폼(Google Forms)과 구글 스프레드시트(Google Sheets)를 연동하는 것만으로 완벽하게 자동화할 수 있습니다. 구글 계정 하나만 있으면 누구나 무료로 사용할 수 있고, 설정에 걸리는 시간은 10분이면 충분합니다. 지금 바로 따라 해보시기 바랍니다.
구글 폼과 구글 시트 연동이 강력한 이유
구글 폼으로 응답을 받으면, 각 응답자가 제출 버튼을 누르는 즉시 연결된 구글 스프레드시트에 새로운 행(Row)으로 데이터가 자동으로 기록됩니다. 별도의 복사나 붙여넣기 작업 없이 실시간으로 데이터가 쌓이기 때문에, 응답자가 100명이든 1,000명이든 담당자가 할 일은 완성된 시트를 열어보는 것뿐입니다.
여기에 앞서 배운 XLOOKUP 함수나 엑셀 매크로 개념을 접목하면, 수집된 응답 데이터를 자동으로 분류하고 가공하는 고도화된 자동화 시스템을 만들 수 있습니다.
– 참고1: 퇴근 시간 30분 줄여주는 엑셀 XLOOKUP 3가지 장점과 VLOOKUP 비교 예제
– 참고2: 직장인 엑셀 대신 구글 스프레드시트를 써야 하는 5가지 이유)
1단계: 구글 폼(설문지) 만들기
구글 계정으로 로그인한 상태에서 구글 드라이브(drive.google.com)에 접속합니다. 왼쪽 상단의 새로 만들기(+) 버튼을 클릭하고, 더보기 메뉴에서 구글 설문지(Google Forms)를 선택하면 새 설문지 편집 화면이 열립니다.
설문지 제목과 설명을 입력하고, 아래 예시를 참고해서 필요한 질문 항목을 추가합니다. 각 질문 오른쪽의 드롭다운 메뉴에서 질문 유형(단답형, 객관식, 체크박스, 날짜 등)을 선택할 수 있습니다.
실습용 설문지 예시 (그대로 따라 만들어 보세요)
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설문지 제목: 사내 교육 참가 신청서
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질문 1: 이름 (단답형)
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질문 2: 부서 (단답형)
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질문 3: 참가 희망 날짜 (날짜)
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질문 4: 교육 참가 신청 여부 (객관식: 참가 / 불참)
2단계: 구글 시트와 응답 자동 연동하기
설문지를 다 만들었다면, 이제 응답 데이터가 자동으로 기록될 구글 시트를 연결해 보겠습니다. 이 과정이 전체 자동화 설정의 핵심입니다.
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설문지 편집 화면 상단에서 제목 오른쪽에 있는 탭 중 응답(Responses) 탭을 클릭합니다.
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응답 탭 오른쪽에 초록색 구글 시트 아이콘이 있습니다. 이 아이콘을 클릭합니다.
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새 스프레드시트 만들기를 선택하고, 시트 이름(예: 교육신청_응답데이터)을 입력한 후 만들기를 클릭합니다.
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자동으로 구글 드라이브에 새 시트가 생성되면서 편집 창이 열립니다. 시트의 첫 번째 행(헤더)에 설문지의 질문 항목들이 자동으로 열 제목으로 채워진 것을 확인할 수 있습니다.
이것으로 연동 설정은 완료입니다. 이제 누군가 설문지를 제출할 때마다 이 시트에 자동으로 데이터가 쌓이게 됩니다.
3단계: 설문지 링크 공유 및 응답 테스트하기
설문지 편집 화면으로 돌아와서 오른쪽 상단의 보내기(Send) 버튼을 클릭합니다. 여러 공유 방법 중 링크 아이콘을 클릭하면 설문 참여 URL이 생성됩니다. 링크 단축 체크박스를 선택하면 훨씬 짧고 공유하기 쉬운 URL이 만들어집니다.
이 링크를 카카오톡 단체 채팅방, 사내 메신저, 이메일 등으로 공유하면 됩니다. 설문지를 공유하기 전에 반드시 본인이 직접 테스트 응답을 한 번 제출해 보시기 바랍니다. 연결된 구글 시트를 열었을 때 내가 방금 입력한 데이터가 새로운 행으로 기록되어 있다면 연동이 정상적으로 완료된 것입니다.
실무 활용도를 높이는 추가 팁 3가지
구글 폼과 구글 시트의 기본 연동만으로도 충분히 유용하지만, 아래 3가지 팁을 추가로 적용하면 훨씬 더 스마트하게 활용할 수 있습니다.
첫째, 응답이 제출될 때마다 이메일 알림을 받을 수 있습니다. 구글 시트 상단 메뉴에서 도구 → 알림 규칙을 클릭하면 새 응답이 들어올 때마다 담당자 이메일로 실시간 알림을 보내도록 설정할 수 있습니다. 신청자 수가 많지 않은 경우 이 방법이 아주 유용합니다.
둘째, 시트의 빈 열에 IF나 XLOOKUP 함수를 추가하면 응답 데이터를 자동으로 분류하거나 가공할 수 있습니다. 예를 들어 부서명을 기반으로 담당 팀장의 이름을 자동으로 옆 열에 표시하는 것도 가능합니다.
셋째, 응답 최대 건수를 제한하거나, 설문지 응답 기간을 자동으로 마감하는 기능도 설정할 수 있습니다. 설문지 편집 화면의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭하면 응답 수 제한, 이메일 주소 수집, 1인 1회 응답 제한 등 다양한 옵션을 조정할 수 있습니다.
데이터를 모으는 방식이 달라지면 업무의 질 자체가 바뀝니다. 수기로 취합하느라 낭비되던 시간과 오입력 오류를 완벽하게 제거하고, 취합된 데이터를 분석하고 활용하는 데 온전히 집중할 수 있게 됩니다. 다음 글에서는 구글 시트에서 조건부 서식을 활용하여 데이터를 한눈에 파악하기 쉽게 시각화하는 방법을 알아보겠습니다.